Deklarasi Proyek Pengembangan SI
Karakteristik Dan Motivasi Team Proyek
Karakteristik team proyek meliputi dua hal tinjauan yaitu tugas dan anggota, dimana karakter tugas pada team proyek ditentukan oleh kesepakatan, hasil kerja, kreativitas, inovasi (pembaharuan), kualitas produk, responbilitas terhadap perubahan serta estimasi trend (kecenderungan) yang akan terjadi sedang karakter anggota ditentukan oleh faktor komunikasi, penyelesaian konflik / problem, realiblitas (nilai kepercayaan), sasaran team, motivasi team dan peningkatan kualitas baik produk maupun pelayanan. Dengan karakteristik ini diharapkan dapat memberikan kualitas dan efektivitas pada team proyekMotivasi kerja team proyek merupakan unsur penting dalam menentukan keberhasilan suatu pengelolaan proyek yaitu bagaimana memberikan faktor pendorong dan menghilangkan faktor penghambat dalam pekerjaan proyek, adapun faktor pendorong meliputi profesionalitas kerja, pengakuan hasil kerja, pengalaman pimpinan proyek, penanganan yang benar, kualitas personil dan peningkatan mutu produk sedangkan faktor penghambat mencakup ketidakjelasan sasaran dan arahan, sumberdaya yang tidak memadai, konflik terlalu banyak, pimpinan proyek tidak perhatian dan tidak peduli, jaminan kerja yang tidak jelas serta tujuan prioritas sering berubah-ubah
Deklarasi Proyek Pengembangan Sistem Informasi
Kesuksesan suatu proyek ditentukan oleh peranan para personil dan manajer perusahaan sebab mereka sebagai user dari SI yang dikembangkan, dan perubahan sistem akibat adanya pengembangan SI akan berpengaruh pada performa para personil pekerja maupun para manajernya yang meliputi perubahan terhadap pekerjaan, jabatan, hubungan kerja, status dan gaji sehingga berdampak pada rasa kekuatiran akan posisi dan kesejahteraan, untuk itu perlu ada deklarasi berupa penyampaian secara umum yang bersifat positif tentang maksud dari proyek pengembangan sistem kaitannya terhadap dampak atau efek perubahan sistem Continue reading
Jan
10
Kepemimpinan Dan Hubungan Kerja Dalam Team Proyek
Proses kepemimpinan dalam pengelolaan proyek sistem adalah berupa
penunjukkan team dalam pelaksanaan proyek yang dapat dilakukan dalam dua
jalur, yaitu:
Sedangkan hubungan kerja dalam team proyek meliputi end user (fihak manajemen), pelaksana proyek (pimpro beserta team proyek) dan sub proyek (sub kontraktor dan konsultan), yang mana ketiga unsur ini saling terintegrasi satu sama lain, artinya kebutuhan / permasalahan tentang dari fihak user merupakan aspek pekerjaan bagi pelaksana, sedangkan sub proyek merupakan bagian yang mendukung (support) bagi pelaksana proyek dari kebuuhan hardware maupun software termasuk aktivitas instalasi perangkat, hubungan kerja ini dapat digambarkan sebagai berikut: Continue reading
Jalur Manajemen Internal
penunjukkan team pelaksana proyek yang dilakukan dari dalam perusahaan dengan melibatkan personil – personil di departemen Pengembangan Sistem Informasi beserta para manajer yang terkait dengan proyek, bisa berupa team analis sistem, team perancang sistem, team pemrogram yang memahami kasus (permasalahan) dalam disain sistem informasi baik menyangkut hardware maupun software serta para manajer yang terkait diantaranya manajer akuntansi (controller) yang memahami akan aspek-aspek transaksi, coding, controlling maupun kebutuhan – kebutuhan informasi bagi user / manajemenJalur Manajemen Eksternal
penunjukkan team pelaksana proyek yang ada diluar perusahaan berdasar arahan konsultan pengembangan manajemen bisa dengan melalui tender atau ditunjuk langsung, dimana fihak manajemen sudah menyiapkan kerangka acuan proyek atau yang dikenal dengan nama Term Of Reference (TOR), berisi latar belakang organisasi (perusahaan), ruang lingkup proyek, permasalahan, kebutuhan informasi, sasaran dan tujuan serta kendala – kendala dalam proyekSedangkan hubungan kerja dalam team proyek meliputi end user (fihak manajemen), pelaksana proyek (pimpro beserta team proyek) dan sub proyek (sub kontraktor dan konsultan), yang mana ketiga unsur ini saling terintegrasi satu sama lain, artinya kebutuhan / permasalahan tentang dari fihak user merupakan aspek pekerjaan bagi pelaksana, sedangkan sub proyek merupakan bagian yang mendukung (support) bagi pelaksana proyek dari kebuuhan hardware maupun software termasuk aktivitas instalasi perangkat, hubungan kerja ini dapat digambarkan sebagai berikut: Continue reading
Jan
10
Penyusunan Team Proyek
Organisasi proyek dipimpin oleh seorang pimpro yang
mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat
laporan kepada manajemen puncak, tanggung jawab pimpro adalah memastikan
:
- Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan dan waktu yang tepat (Time)
- Proyek selesai sesuai budget (Cost)
- Proyek memenuhi sasaran kualitas (Quality)
- Ruang lingkup pekerjaan proyek, meliputi tenaga kerja dan kebutuhan informasi bagi user sebagai batasan pekerjaan proyek (Scope)
Organisasi Ideal
model organisasi ini diungkapkan oleh Max Weber dengan karakteristik: adanya spesialisasi, tingkatan berjenjang, didasarkan prosedur kerja, terdapat hubungan yang bersifat impersonal dan promosi yang berdasarkan kompetensiOrganisasi Efektif
model organisasi ini mempunyai karakteristik: dapat memahami tujuan proyek., mengetahui keberadaan orang-orang yang akan terlibat dalam proyek, mempublikasikan informasi mengenai tim proyek sedini mungkin, menentukan pendelegasian tugas dan wewenang serta mengelompokan anggota tim atas dasar fungsinya dalam proyek. Pada organisasi ini secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yakni berdasar produk, lokasi, proses, pelanggan dan waktu Continue reading
Jan
10
Studi Tentang Model Sistem
Model Sistem
Pada setiap perusahaan / organisasi untuk kelangsungan hidupnya senantiasa berhadapan dengan tiga hal yakni: masalah, peluang dan perintah, kemudian dari hasil pendekatan pengembangan sistem yang ditetapkan maka bisa dilakukan studi tentang model sistem yang diinginkan (kombinasi, otomatis atau manual), dari model sistem yang dipilih kemudian ditetapkan kebutuhan perangkat / fasiliutas (hardware, software dan braiware) untuk dapat mempelajari aktivitas sistem yang terjadi (input model, output, database dan kontrol), lalu dari fasilitas dan aktivitas inilah ditetapkan jenis sistem informasi yang dipilih (dalam berbagai alternatif) sebagaimana yang dibutuhkan oleh fihak sistem manajemen (secara manajemen level, fungsional maupun personal), kesemuan ini merupakan garapan dari manajemen proyek, yang dapat memberikan dampak pencapaian tujuan berupa peningkatan laba dan peningkatan kualitas pelayanan, dengan alat ukur peningkatan pada faktor PIECES, lihat gambar berikut: Continue reading
Jan
10
Pendekatan Pengembangan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem ada 5 tinjauan yaitu:
Tinjauan Metodologi
- Classical approach, proses pendekatan pengembangan sistem yang lebih diterapkan pada sistem yang relatif kecil dan tidak kompleks, pendekatan ini dilakukan tanpa dibekali alat ataupun teknologi
- Structured approach, proses pendekatan pengembangan sistem yang lebih diterapkan pada sistem besar dan kompleks, pendekatan ini dilakukan dengan dibekali alat atau teknologi yang memadai
Tinjauan Sasaran
- Piecemeal approach, proses pendekatan pengembangan sistem yang diterapkan atau difokuskan kepada satu aplikasi kegiatan tertentu, pendekatan ini tidak memperhatikan tujuan atau sasaran organisasi serta kedudukan di SI
- System approach, adalah proses pendekatan pengembangan sistem yang diterapkan pada seluruh komponen dalam organisasi, pendekatan ini lebih memperhatikan tujuan dan sasaran organisasi, artinya pendekatan yang memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan utuh terintegrasi dengan semua kegiatan kegiatan – kegiatan lain di dalam perusahaan
Tinjauan Kebutuhan
- Top-Down Approach, proses pendekatan pengembangan sistem untuk melayani kebutuhan dari level atas ke bawah (pada level manajemen), berupa perencanaan strategis agar dapat diterjemahkan ke level manajemen dibawahnya, berupa pendefinisian sasaran dan kebijaksanaan organisasi melalui analisis kebutuhan informasi yang diturunkan kepenentuan output, input, basis data, prosedur operasi dan kendali, pendekatan ini lebih sesuai dengan pendekatan sistem,
- Bottom-Up Approach, proses pengembangan sistem untuk melayani kebutuhan dari level bawah ke atas, yaitu dimulai dari level operasional pada bagian transaksi berupa perumusan kebutuhan – kebutuhan untuk menangani transaksi yang kemudian ditentukan kebutuhan dalam SI. Continue reading
Jan
10
Perencanaan Pengelolaan Proyek–Proyek Sistem Informasi
Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem menyangkut kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk pengembangan sebuah sistem serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan, proses perencanaan ini bertujuan untuk merencanakan proyek – proyek sistem yang akan dikembangkan nantinya, adapun pelaku proses perencanaan adalah staf perencana sistem yang berkonsultasi dengan komite pengarahProses Perencanaan Proyek
Proses perencanaan proyek – proyek sistem terdiri atas:- Pengkajian tujuan, perencanaan strategi, taktik dan kebijakan manajemen
- Pengkajian pengembangan manajemen terhadap proyek – proyek sistem
- Penetapan sasaran proyek pada bidang manajemen yang akan dikembangkan
- Penetapan (identifikasi) kendala – kendala dalam proyek sistem
- Penentuan prioritas pengembangan dalam proyek sistem
- Penyusunan laporan perencanaan proyek sistem
- Permintaan persetujuan pada fihak manajemen (user)
Secara aplikasi dapat diberikan contoh sebagai berikut dalam tabel berikut ini:
|
No.
|
Proses Perencanaan
|
Aktivitas
|
Aplikasi
|
| 1 |
Pengkajian tujuan, strategi, taktik & kebijakan manajemen
|
Tujuan
Strategi Taktik Kebijakan Manajemen |
Menguasai Pasar Penjualan
Meningkatkan Kecepatan Pelayanan Penjualan Menyediakan Fasilitas Yang Proporsional & Profesional Mengembangkan Sistem Informasi yang mendukung |
| 2 |
Pengkajian pengembangan manajemen terhadap proyek-proyek sistem
|
Pengembangan Manajemen Pemasaran Proyek Sistem Informasi Pada Manajemen Pema-saran | Strategi Pemasaran, Pengendalian Pemasaran Operasional Pemasaran, Distribusi Pemasaran, Pelayanan Order dsb. Penjajagan (Inisiasi), Perencanaan, Pelaksanaan, Pengen dalian, Penutupan (Evaluasi) terhadap manajemen yang akan dikembangkan |
| 3 |
Pengkajian sasaran proyek pada bidang manajemen yang akan dikembangkan
|
Sasaran Manajemen Pe-masaran | Segmentasi, Tergetting, Positioning, Bauran pasar, Peningkatan Pelayanan, Pangsa pasar, Pengurangan Piutang Tak Tertagih, Penyediaan Laporan berkualitas |
| 4. |
Penentuan / Identifikasi kendala-kendala dalam proyek sistem
|
Identifikasi Setiap Ken-dala-Kendala Proyek | Waktu Pekerjaan, Standarisasi Kualitas, Strukturisasi organisasi, Umur Ekonomis, Dana (Investasi) |
| 5. |
Penentuan prioritas pengembangan dalam proyek sistem
|
Ukuran Rasionalitas
Ukuran Irrasionalitas |
Penghematan Biaya, Peningkatan Laba, Efektivitas Kerja Sistem, Kelangsungan Hidup Sistem, Keterkaitan Antar Sistem atau Kebutuhan Mendesak Daya Tarik atau Daya Minat User, Kebanggan, Kepuasan |
| 6. |
Penyusunan laporan perencanaan proyek sistem
|
Penyusunan Laporan Rencana proyek, berupa Proposal Proyek | Mukadimah, Latar Belakang Organisasi, Perencanaan, Sasaran, Kendala, Prioritas dan kualitas (STAR-c3), Batasan Permasalahan (STQC), Penutup, Lampiran |
| 7. |
Permintaan persetujuan pada pihak manajemen (user)
|
Kesepakatan Kontrak Kerja dari Proposal Proyek | Pembuatan MOU (Memorandum Of Understanding) kepada Komite Pengarah, Direktur Utama dan atau Dewan Direksi |
Jan
10
Manajemen dalam Pengelolaan Proyek
Manajemen dalam pengelolaan proyek lebih terkait dengan peran pimpinan proyek
baik secara prinsip maupun fungsi manajemen yang ada artinya manajemen
proyek maupun pimpinan proyek dapat memberikan arahan dan kontroibusi
yang bertindak sistematis dalam mencapai tujuan yang direncanakan secara
tepat, efektif, dan efisien, sehingga pimpinan proyek dalam menjalankan
pengelolaan proyek, diharapkan dapat memahami 3 kriteria, yaitu:
- Prinsip dasar dalam manajemen pengelolaan proyek
- Fungsi manajemen (proses manajemen) pengelolaan proyek
- Kegiatan manajerial untuk pengelolaan proyek
Prinsip Dasar dalam Manajemen Pengelolaan Proyek
Prinsip dasar dalam manajemen pengelolaan proyek bagi pimpinan proyek adalah sebagai berikut:- Pimpro dapat memahami sifat khas dan karakteristik proyek
- Pimpro dapat memahami rencana dan tujuan proyek yang spesifik, rawan maupun kritis, agar dapat mengantisipasi permasalahan lebih dini dan tepat
- Pimpro dapat membuat perencanaan pelaksanaan proyek
- Pimpro dapat menentukan penggunaan peralatan berdasar kebutuhan dalam pelaksanaan proyek
- Pimpro dapat melaksanakan tindakan kendali serta perbaikanselamat dibutuhkan
- Pimpro dapat memahami dan mengembangkan kualitas pribadi seutuhnya
- Pimpro dapat memahami dan melaksanakan peran pimpinan proyek sepenuhnya
Fungsi Manajemen Pengelolaan Proyek
Sedangkan fungsi Manajemen (proses manajemen) pengelolaan proyek bagi pimpinan proyek, adalah:- Pimpro dapat menyusun perencanaan (planning) proyek dari awal hingga akhir
- Pimpro dapat melaksanakan (do) pekerjaan proyek yang meliputi pengorganisasian (organizing) dan pengkoordinasian (coordinating)
- Pimpro dapat melakukan pengendalian (controlling) dari setiap pelaksanaan proyek
- Pimpro dapat menjalankan kepemimpinan (leading) dalam mengelola proyek Continue reading
